歓送迎会では、迎える人や送り出す人への気持ちを表しながら、参加者全体が楽しめる企画にすることが大切です。
主役への記念品とゲームの景品を同じ考え方で選ぶと、目的が分かりにくくなることもあります。
そこで今回は、歓送迎会の景品を役割別に整理し、予算配分と準備方法を解説します。
主役への心遣いと参加者全体の楽しさを分けて考えることで、限られた費用と時間を無理なく配分できます。
歓送迎会の景品はどう分けて考える？
主役への品とゲーム景品を分ける
異動者や退職者、新入社員へ渡す品は、感謝や歓迎を表す記念品です。
一方、抽選会やゲームで渡す景品は、参加者全体が楽しむためのものです。
二つを同じ予算枠で考えると、主役への品が軽く見えたり、ゲームの当選者との価格差が分かりにくくなったりします。
会計上も「主役用」と「余興用」を分け、それぞれの目的と金額を決めましょう。
参加者の幅に合うものを選ぶ
歓送迎会には、年代や役職、家族構成が異なる人が集まります。
ゲーム景品は、食品、選べるギフト、日用品、小型家電など、使い道を想像しやすいカテゴリを組み合わせると選びやすくなります。
お酒や趣味性の強い品だけに偏るのは避けましょう。
転勤前後の人や遠方から参加する人がいる場合は、持ち帰りや配送の負担も確認します。
予算と当選本数はどう決める？
主役用の予算を先に確保する
まず主役の人数と、一人当たりの記念品予算を確定します。
その残額からゲーム景品の総額を決めると、当日の不足を防げます。
送別される人が複数いる場合は、勤続年数や役職だけで極端な差が出ないよう、社内慣行も確認しましょう。
寄せ書きや花束を用意する場合は、それらの費用も記念品予算へ含めます。
ゲーム時間から点数を逆算する
歓送迎会は主役の挨拶や紹介に時間が必要です。
景品数を増やしすぎると、歓談やメッセージの時間を圧迫します。
ゲームに使える時間を先に決め、一件ごとの発表と受け渡し時間から当選本数を逆算しましょう。
上位賞を少数、中位賞を数点用意すると、短時間でもメリハリを出せます。
参加賞を付ける場合は、受付や退場時にまとめて渡すと進行が止まりにくくなります。
持ち帰りやすさも配分に含める
異動者や退職者はすでに荷物が多いことがあるため、大きな現物を渡すと負担になる場合があります。
生鮮食品や家電などは、パネルと目録で渡し、後日希望する住所へ届けられる形式が便利です。
現物景品は軽く壊れにくいものを選び、持ち帰り用バッグも確認しましょう。
配送時期や申込方法を当選者へ説明できるよう、担当者が事前に流れを把握します。
景品キングで歓送迎会準備を進める利点
歓送迎会向け候補を絞り込める
景品キングでは、歓迎会・送別会向けカテゴリから景品を探し、予算、点数、入れたい商品カテゴリで条件を絞れます。
主役用の記念品を除いたゲーム景品の総予算と点数を決めてから探すと、候補を比較しやすくなります。
複数点のセットを使えば、上位賞から中位賞までを一点ずつ組み立てる時間を減らせます。
A3パネルと目録でスマートに渡せる
A3パネル・目録付き景品は、会場でパネルを見せ、当選者へ目録を渡します。
当選者が専用サイトから届け先を申し込み、その後商品を受け取る仕組みです。
転勤や引っ越しを控えた人にも会場で大きな荷物を持たせずに済みます。
現物景品と組み合わせる場合は、目録を上位賞、持ち帰りやすい現物を中位以下にすると扱いやすいでしょう。
会の条件に合わせて相談できる
主役の人数が多い、予算の区分が複雑、開催日まで時間が少ない場合は、必要条件を整理して相談しましょう。
参加人数、ゲーム景品の予算、点数、希望カテゴリ、届け先を伝えると話が進みやすくなります。
個別商品の確認は問い合わせフォーム、一式の組み合わせ提案はお見積りセットから依頼できます。
まとめ
歓送迎会では、主役への記念品と参加者向けのゲーム景品を分け、目的ごとに予算を確保しましょう。
ゲーム景品は幅広い人が使いやすく、持ち帰りやすいことを基準に選び、挨拶や歓談を圧迫しない点数にすることが大切です。
主役の人数や参加者が変わった場合に備え、発注前に名簿と予算表を再確認しましょう。
目録の申込方法も担当者間で共有すると、当日の案内が簡潔になります。
疑問は問い合わせフォーム、条件に合う構成提案はお見積りセットをご利用ください。
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