イベントや二次会の景品を会場へ直送すれば、幹事が自宅から運ぶ手間を減らせます。
一方で、宛名や到着日時が会場の受取条件に合っていないと、進行準備に影響することがあります。
スムーズに受け取るには、注文前の確認と、到着後の動きを決めておくことが大切です。
この記事では、会場直送の確認項目と、当日に扱いやすい景品の選び方を解説します。
景品の会場直送で先に確認することは？
景品を送れるかどうかだけでなく、誰がいつ受け取るのかまで決め、会場と幹事の認識をそろえましょう。
会場の受取条件を確かめる
まず、利用する会場へ景品を直送してよいか確認します。
会場によっては、荷物を受け取れる時間帯、保管できる期間、搬入口、荷物の大きさや個数に条件を設けている場合があります。
冷蔵品や冷凍品を現物で送る予定なら、温度管理が必要な荷物を預かってもらえるかも確認が必要です。
予約名、催事名、利用日、幹事名など、送り状へ記載すべき情報も会場に聞いておきましょう。
「宴会場宛」だけでは利用者を特定しにくいため、指定された表記を注文時の届け先情報へ反映します。
利用日前日に届く日程を組む
景品キングの公式FAQでは、会場への配送に対応しており、注文時に届け先を入力するよう案内されています。
同時に、交通事情などによる遅延に備え、イベント当日ではなく前日の指定が推奨されています。
会場側が前日に受け取れることを確認したうえで、余裕のある日程を選びましょう。
13時までの注文は翌日午前以降の日時を指定できますが、銀行振込は入金確認後の発送です。
また、北海道、沖縄、一部の九州地域、離島などは到着までの日数が異なります。
在庫状況や注文内容によって発送条件が変わる可能性もあるため、開催日から逆算し、早めに注文するのが安心です。
受取担当者と連絡方法を決める
幹事側でも荷物の受け取りを確認する人を決めます。
配送完了メールに記載される伝票番号を共有し、届かない場合に誰が配送状況を確認するかも決めておきましょう。
会場へは、配送予定日、送り主、箱数の見込みも伝えます。
到着時に連絡をもらうのか、幹事が保管場所へ取りに行くのかも確認しましょう。
届いた景品を当日すぐ使える状態にする
到着後の確認手順を決め、表彰や抽選の順番に合わせて整理しておくことが重要です。
箱数と内容物を到着後に確認する
到着連絡を受けたら、注文した箱数と届いた箱数が一致しているか確認します。
外箱の損傷も見てもらい、開封できる場合は、商品やパネル、目録を注文内容と照合します。
幹事が前日に会場へ行けない場合は、当日の集合時間を早めに設定して検品します。
不足や取り違えに開始直前で気づくことがないよう、確認担当とチェック項目を決めておきましょう。
賞ごとに並べて進行担当と共有する
景品は、目玉賞、順位賞、特別賞など、渡す順番に合わせて並べます。
パネルと目録が対になっている場合は、賞名を書いた付箋などで組み合わせが分かるようにしておくと、渡し間違いを防ぎやすくなります。
現物景品がある場合も、進行表の表記と景品名をそろえておきましょう。
司会者には、パネルを見せるタイミングと当選者へ渡す物を伝えます。
保管場所からステージまで運ぶ人も決めておきましょう。
会場直送と相性のよい景品を選ぶ
配送先だけでなく、届いた後の保管や当選者の持ち帰りまで考えて景品を選びましょう。
大きい品や温度管理が必要な食品は、A3パネルと目録で渡せる形式にすると、会場で現物を管理する負担を抑えられます。
A3パネルと目録で会場での受け渡しを簡単にする
A3パネル・目録付き景品は、会場で商品写真入りのパネルを掲示し、当選者には目録を渡す形式です。
当選者が後日オンラインで申し込むと、登録した届け先へ商品が配送されます。
幹事が生鮮食品や大型商品そのものを会場で保管する必要がなく、当選者の持ち帰りも軽くできます。
ただし、パネルと目録は別々に扱わず、対応する商品が分かるように管理することが重要です。
受付後に箱から取り出し、賞の順番に並べておけば、抽選や表彰の場でも商品の魅力を見せながらスムーズに渡せます。
松阪牛を目玉景品として用意する
「選べる一品景品 松阪牛」は、A3パネル1枚と目録1枚が付いた景品です。
商品ページでは、税込・送料・パネル代込みで10,000円と案内されています。
会場ではパネルを使って景品を紹介でき、当選者には目録を渡せるため、食品を現物で持ち込まずに目玉賞を用意したい場合に向いています。
当選者が受け取る品を選ぶ形式なので、松阪牛を用意しながら、幹事が配送先や受取日時を聞き取る必要もありません。
開催日時点の販売状況や発送条件は、注文前に商品ページで改めて確認してください。
10点セットで複数の賞をまとめて準備する
「国産牛ロースステーキ・姿ずわいがにほか10点セット」は、10点すべてにA3パネルと目録が付いた景品セットです。
商品ページでは57,800円と案内され、複数の食品や家電などを一度に用意できます。
賞の数が多く、商品を一点ずつ探す時間を減らしたい場合の選択肢になります。
複数点のセットを会場へ直送するときは、会場へ荷物の箱数を伝え、到着後に10組のパネルと目録がそろっているか確認しましょう。
セット内容や価格、在庫状況は変わる可能性があるため、注文時に最新の商品ページを確認することが大切です。
▶︎ 国産牛ロースステーキ・姿ずわいがにほか10点セットはこちら
まとめ
景品を会場直送するときは、会場の受取条件、送り状の表記、到着日時、保管場所を注文前に確認します。
イベント当日の配送は遅延時の対応が難しいため、会場の了承を得たうえで前日に届く日程を組むと安心です。
到着後は箱数と内容物を確かめ、賞の順番に並べて進行担当者と共有しましょう。
A3パネルと目録で渡せる景品なら、食品や大型商品を会場で保管せず、当選者の持ち帰り負担も軽くできます。
景品キングでは、単品の目玉景品から複数点のセットまで用意しています。
景品選びについて相談したい場合は、お気軽にご連絡ください。
予算や点数に合わせて景品セットを検討したい場合は、お見積りセットもご利用いただけます。
ぴったりの景品セットが見つかる
景品専門サイト「景品キング」
