二次会幹事の準備スケジュール

まずは新郎新婦と話し合い 参加人数把握と会場選び

ダンドリ良く進めることが、成功への秘訣です

ダンドリ良く進めることが、成功への秘訣です

2人の幸せな門出を祝う二次会。「大切な思い出となるように、素敵なパーティーにしてあげたい」と参加する誰もが思うことでしょう。その鍵を握るといっても過言ではない存在が幹事。二次会の幹事は、パーティーがとどこおりなく終わるように準備段階からしっかりとスケジュールを立てて動かなくてはなりません。どのようなスケジュールで進めればよいのでしょうか。

まずは、二次会の幹事を頼まれたら新郎新婦とミーティングの場を設け、ゲストのリストアップを行います。例えば忘新年会の時期や新入社員歓迎の時期など、パーティーが重なる時期だとなかなか来られない人も多いもの。そのあたりも考慮しなくてはなりません。また新郎新婦の希望も聞きながら、ある程度の参加費も決めておきましょう。また、どんな二次会にしたいのか、新郎新婦の希望を聞きながら企画を練ることも大切です。この時に、会計や余興担当などの役割も決めておきましょう。

おおよその参加人数を把握したら、次に会場探しを行います。会場探しのポイントになるのは、人数に対するキャパシティと、予算との兼ね合い、料理内容など。また余興に使える音響設備やピアノ、ステージなどがあるかどうかも企画内容によっては必要になってきます。参加するゲストの年齢層が高い場合は、立食形式ではないほうが喜ばれるので、そのことも考慮する必要があります。

二次会の余興や景品選び 三次会の手配まで考慮

会場を決めたら、ゲストへの招待状発送作業に取りかかります。郵送の場合は、返送に時間がかかることを見越してなるべく早めにスタートを。最近はメールでの案内が増えてきていますが、こちらは個人情報の問題などが絡んでくるので、慎重に行いたいもの。返事の締め切りは遅くとも二次会当日の約1ヶ月前にはしておきます。

出欠の返事が来るまでの間に、二次会の企画や演出を決めます。ゲストにスピーチや余興をお願いする場合は、早めにしておくことが重要です。会場で使える設備や備品、またやってはいけないことなどを事前にチェックしておきましょう。

ゲストの出欠が集まったら集計を行います。メールの場合、「参加できたらします」という返事がよく見られますが、早めに出欠の人数を確定しないと、予算が把握できないので、こうした返事の場合はなるべく期限をきって、再度出欠を決めてもらいます。ゲストの数が決まったらあらためて予算を把握し、料理内容や備品の内容、景品に使える予算などを確認します。

予算が決まったら、演出に必要な小物類や備品、景品やプチギフトの準備に入りましょう。景品選びゲストの顔ぶれで決めるようにしたいもの。また、プチギフトは新郎新婦が準備する場合もあるので、予算のことも含めて打ち合わせをしておく必要があります。

ここまで来たらあとは最終段階です。三次会を行う予定があるのなら、事前にリサーチをしておきましょう。おおよその人数がわかるようなら、予約を入れておくほうがベター。また会場への最終人数報告とともに、本番に向けて再度確認をしておくことが大切です。これら二次会の準備は3ヶ月前から行うのがベター。ゆとりを持って準備したいものですね。