よくわかる！ゴルフコンペの案内状の書き方

作成のポイントをご紹介します

もしもゴルフコンペの幹事に選ばれたら、当日までにすることはたくさんあります。その中のひとつで大切なことは、ゴルフコンペの案内状作成です。

早めに出そう

案内状とはそもそも、ゴルフコンペの日時や場所などを書面で伝える役割を果たすもの。それ以外に、参加人数などを把握する役割があります。そのため、まずは人数が多いコンペや宿泊を伴うコンペの場合は早めに出すことが大切です。具体的には、返信用ハガキの回答期限を、コンペ開催日の1ヶ月くらい前にしておくことが望ましいでしょう。

頭語・結語、時候の挨拶を入れる

案内状は、会社の取引先や上司など目上の人に出すものや、同期や仲間など親しい人に出すものなどによって書き方も若干代わってきますが、基本的な内容は同じです。まずはタイトルが重要。一見してわかるように、「●●会主催ゴルフコンペのご案内」や「第●回定例ゴルフコンペのご案内」など、簡潔に用件が伝わるようにします。
またこうした正式な案内状の場合、頭語・結語をつけるのが常識。頭語とはいわゆる冒頭に用いる言葉で「拝啓」「謹啓」などの言葉、結語は「敬具」などのしめの言葉となります。
頭語のあとは、一般的には時候の挨拶がきます。例えば冬なら「厳寒の候」「余寒の候」など、春なら「陽春の候」、「新緑の候」、夏は「盛夏の候」「梅雨の候」、秋は「初秋の候」「秋冷の候」など。そのあとに例えば師走なら「師走に入り、慌ただしい毎日が続いておりますが皆様いかがお過ごしでしょうか」などと季語を入れながら相手を気づかうような文章を入れると、書き手の思いが伝わります。

読んで気分が盛り上がる内容に

時候の挨拶が終わったらいよいよ主旨や目的がわかるような内容を盛り込みます。例えば恒例のゴルフコンペなら「さて、今年も恒例の●●杯ゴルフコンペの季節がやってまいりました。昨年見事優勝を果たした●●氏が連覇を成し遂げるか、はたまた練習を積み重ねた●●氏が王者を奪還するのか、大変見逃せないコンペとなっております。ぜひとも皆様ふるってご参加ください」などと書けば、受け取った方も気持ちが盛り上がり、「よし！ぜひ参加しよう」という気分になることでしょう。また取引先へのご案内なら「常日頃、弊社に多大なるご尽力をいただいている皆様との親睦をはかるべく、ゴルフコンペを企画いたしました。この機会にぜひ皆様の力を存分に発揮し、競い合って楽しんでいただけたらと思います。どうぞふるってご参加ください」など、日頃のお礼をのべながらの案内文が好感度があるようです。

必須の情報を載せる

こうした案内文のあとは、主催者の連絡先や日時、コンペ会場の場所とアクセスなど必要事項を書いておきます。特にアクセスはわかりづらいので、地図などを別で添付しておくとより親切です。また会費の要不要、いる場合はどのように徴収するのかその方法、また懇親会の有無、ある場合はその会場の場所と時間などを明記します。最後に出欠の連絡方法と出欠の連絡締め切り期限を記します。世代幅が広い場合は往復ハガキなどにしておくほうが無難です。
TPOを考えて、ぜひ参加したくなる案内状を作りたいものです。